معجزه استفاده از جدول SWOT در کسب و کار

احتمالا تابحال تجربه کردید همچین شرایطی رو که دچار سردرگمی شدید و به همه ی جنبه های مسائل خودتون آگاه نیستید و گاهی اوقات برنامه ریزی هاتون مطابق میلتون پیش نمی ره! خب، یه بخشی از این مساله طبیعه و اما بخشی دیگه ای از اون قابل حله. برای اطلاع از اینکه چه ابزاری برای شما کار می کنه؟ و اصلا چطور قرار کار می کنه ؟رو در این مقاله در سایت فونیکس کوچ همراه باشید .

در این مقاله روش تجزیه و تحلیل SWOT رو همراه جدول SWOT برای‌ شما آماده کردیم. داشتن درک درستی از این جدول می تونه دید شما رو نسبت به زاویه های مختلف کسب‌و‌کارتون باز کنه که شاید خودتون هم از اونها خبری نداشته باشید!

واژه SWOT یعنی چه؟

قبل از اینکه بدونیم swot چیه و چه کاربردی داره، بیایید یه مقدار عمیق تر بشیم و ببینیم که اصلا واژه انگلیسی «SWOT» چه معنی داره؟ واژه SWOT از کنار هم قرار دادن حروف اول چهار کلمه‌ی

Strengths (نقاط قوت)، Weaknesses (نقاط ضعف)، Opportunities (فرصت‌ها) و Threats (تهدید‌ها) ساخته شده است.

همینطور که از اسمش پیداست، این تکنیک به ما کمک می‌کنه تا به نقاط قوت و ضعف خودمون پی ببریم، فرصت های پیش روی خودمون رو بشناسیم، و تهدیدهای احتمالی رو به شیوه موثری مدیریت کنیم.

ماتریس SWOT علاوه بر این که در محیط کسب و کار کاربرد داره و با ارزیابی شرایط مطلوب و نامطلوب سازمان به تدوین سند استراتژی کمک میکنه ، می‌تونه در زمینه شخصی هم مفید باشه و با شناخت استعدادها و توانمندی ها و همچنین کار کردن روی نقاط ضعف فرد رو تو مسیر شغلی یا فردی به موفقیت نزدیک کنه

آنالیز SWOT از کجا به وجود اومده؟

آلبرت هامفری، مبدع تحلیل SWOT . حدود دهه‌های 60 یا 70 میلادی بود که یه استاد دانشگاه به اسم آلبرت هامفری در دانشگاه استنفورد آمریکا مسئول یک پروژه تحقیقاتی بود. این استاد برای اینکه برنامه‌های استراتژیک خودشون رو ارزیابی کرده و متوجه دلیل شکست اون بشه، یک تکنیک ارائه داد که اسمش تکنیک SOFT بود. دقیقا مثل روش SWOT، در روش SOFT هم حروف اول چهار کلمه کنار هم چیده شده‌ بودن:

• حرف S به جای کلمه Satisfactory (به معنی رضایت‌بخش) برای بخش‌هایی از کار که در حال حاضر رضایت‌بخش هستند.
• حرف O به جای کلمه Opportunities (به معنی فرصت‌ها) برای فرصت‌هایی که می‌شه در آینده برای پیشرفت استفاده کرد.
• حرف F به جای کلمه Faults (به معنی ایرادها) برای شناسایی ایرادهای موجود در کار.
• و حرف T به جای کلمه Threats (به معنی تهدیدها) برای نشان دادن تهدیدهایی که پیشرفت و موفقیت کار رو عقب میندازن.

البته الان ممکنه بپرسید که روش سافت (SOFT) چه ربطی به سوات داره و یا سافت چطور به سوات (SWOT) تبدیل شد؟ در سال 1964، سمیناری به اسم “برنامه‌ریزی بلندمدت” در زوریخ (سوئیس) برگزار شد. در این سمینار، یکی از سخنرانان برای اولین بار مدل سوات رو معرفی کرد و به حضار هم گفت که این مدل، از مدل SOFT آقای هامفری الهام گرفته شده.

ماتریس SWOT چیست؟

ماتریس(جدول) SWOT ابزاریه که هم به‌صورت شخصی و هم در محل کار می‌تونید برای ارزیابی و تصمیم‌گیری درمورد موضوعات مدنظر از اون استفاده کنید؛ در بررسی عوامل داخلی و خارجی تأثیرگذار روی موضوع موردنظر بررسی می‌شه.

نقاط قوت

در ماتریس SWOT بررسی نقاط قوت موضوع موردنظر شما باید ویژگی‌های داخلی یا به‌عبارتی ابعاد مثبت سازمان، فرد، محصول یا نهادی که ارزیابی می‌کنید رو شامل بشه. بعضی از مواردی که در جدول SWOT ممکنه برای درک نقاط قوت موضوع از خودتان بپرسید و بتونه برای شما کار کنه سوالات زیر می تونه باشه:

• خصوصیات مثبت چه چیزهایی هستن؟
• چه دستاوردهایی به دست آوردید؟
• چه ‌چیزی در رسیدن به اهدافتان به شما کمک می‌کنه؟
• چه منابعی در اختیار دارید؟
• چه تخصصی دارید؟
• چه ‌چیزی شما رو از دیگران متمایز می‌کنه؟

نقاط ضعف

بررسی نقاط ضعف درماتریس SWOT مربوط تمام زمینه‌های داخلی شما رو شامل می‌شه که در رابطه با موضوع موردارزیابی به بهبود نیاز دارن یا آسیب‌پذیر هستند. بعضی از مواردی که ممکنه برای درک این نقاط ضعف در ماتریس سوات از خودتون بپرسید، می تونه سوالات زیر باشه:

• از بُعد داخلی، چه ‌چیزی دستیابی به اهدافتون رو سخت می کنه؟
• فکر می‌کنید که چه ابعادی در رابطه با موضوع موردنظر شمانیاز به بهتر شدن داره؟
• از نظر منابع، تکنولوژی، مخاطب و غیره چه‌ چیزهایی کم دارید؟
• برای پیشروی در راستای اهداف بلندمدت خودتون به چه مواردی نیاز دارید؟

فرصت‌ها

بخش فرصت‌ها در ماتریس‌ SWOT، موضوع موردنظر شما، تمام فرصت‌های خارجی مرتبط با اون رو شامل می‌شه. بعضی از مواردی که ممکنه برای درک بهتر فرصت‌های خارجی در جدول SWOT از خودتون بپرسید، سوال هاییه که در ادامه مطرح شده:

• کدوم محصولات، خدمات یا اطلاعات در بین مخاطب های شما محبوب هستند؟
• آیا منابع خارجی‌ای وجود داره که برای رسیدن به اهدافتون بتونید از اونها استفاده کنید؟
• آیا می‌تونید از ترندهای بازار و شرایط اقتصادی در حال حاضر استفاده کنید؟
• آیا می‌دونید چه نوعی از تکنولوژی در آینده نزدیک محبوب میشه؟
• سهام‌داران چه دیدگاهی در رابطه با برند، محصول یا خدمات شما دارن؟

تهدیدها

بخش تهدیدها در ماتریس SWOT ، تمامی تهدیدهای خارجی رو شامل می‌شه که می‌تونه روی موضوع موردنظر شما تأثیر منفی بزاره. بعضی از مورادی که ممکنه برای درک بهتر تهدیدهای این موضوع در ماتریس سوات از خودتون بپرسید:

• آیا انتظار دارید شرایط بازار هدف شما آشفته بشه؟
• آیا مخاطب های شما دیگه علاقه‌ای به برند، محصول یا خدمات شما ندارن؟
• آیا رقیب های شما برتری خاصی نسبت به شما دارن؟
• دیدگاه مخاطب های شما، صنعت یا بازار هدف به کسب‌وکار شما چطوره؟
• چه ‌چیزی می‌تونه کسب‌وکار شما رو در معرض خطر قرار بده؟
• آیا رقبای جدید بالقوه‌ای رو در حوزه فعالیت خودتون می‌بینید؟

مزايا و محدوديت های استفاده از روش تجزيه و تحليل SWOT

در مورد اینکه جدول سوات قدرتمند و فوق العاده پر فایده ست شکی نداریم! اما اگر بخوایم واقع بین بودن رو هم در نظر بگیریم این تکنیک هم مثل هر تکنیک دیگه ای محدودیت هایی داره که در ادامه بهش اشاره می کنم:

مزیت های جدول سوات (SWOT)

• انتخاب استراتژی متناسب با اهداف واقع بینانه
• بهره وری موثر از منابع سازمان با شناخت ضعف ها و قوت ها
• شناخت وضعیت موجود و ترسیم چشم انداز آینده
• استفاده مطلوب از فرصت های احتمالی
• تدارک دیدن راهکارهای لازم در مقابل تهدیدات با استفاده از نقاط قوت
• استفاده از فرصت ها برای بهبود ضعف ها

محدودیت‌های جدول سوات (SWOT)

• ارزیابی های ذهنی
• تناقض در تشخیص یک عامل به عنوان تهدید یا فرصت توسط فرد تصمیم گیرنده
• گاها ارائه استراتژی‌های متناقض

چرا باید از جدول سوات (SWOT) استفاده کنیم؟

بعد از این که متوجه شدید ماتریس‌ SWOT چیه؟ حالا می ریم سراغ اینکه چرا باید از این جدول استفاده کنیم؟ بررسی SWOT برای به‌دست‌آوردن اطلاعات بیشتری درمورد تمام جنبه‌های یک مسئله، تیم، فرد یا نهادهای دیگه به کار گرفته می‌شه. این ارزیابی‌ها در خیلی از کسب‌وکارها، به‌طور تقریبی در هر صنعتی و همچنین برای اهداف شخصی در راستای ارزیابی میزان پیشرفت افراد، جهت تحقق اهدافشون، استفاده می‌شه. در واقع، افراد از جدول SWOT استفاده می‌کنند تا قبل از تعیین اهداف تیم یا سازمان، مطمئن بشن که برای رسیدن به نقاط عطف معینی از اهداف خودشون در مسیر درست کار می‌کنند. به‌طور کلی، این نوع ارزیابی‌ها از روش SWOT رو می‌تونیم در شرایط مختلفی استفاده کنیم. در ادامه چند مثال را ارائه می‌دهیم که استفاده از ماتریس SWOT در اون ها می تونه نتایج مفیدی رو به ‌دنبال داشته باشه:

• زمان تصمیم‌گیری درمورد استخدام کارکنان جدید
• موقع طراحی محصول جدید
• موقع بررسی عملکرد تیم یا گروه
• موقع بررسی عملکرد یک فرد
• موقع ارزیابی مخاطبان یا بازار هدف
• زمان بررسی محصولی برای بهبود
• زمان بررسی فرآیندهای ناکارآمد
• موقع تصمیم گیری برای تعیین حوزه موردنظر جهت متمرکزکردن منابع یا چگونگی آن
• موقع تعیین اثربخشی شخصی خود در یک جایگاه شغلی
• زمان تعیین نقاط قوت خود برای جایگاه شغلی جدید

نحوه انجام‌دادن تجزیه‌وتحلیل ماتریس SWOT

در حالت کلی، روش‌های مختلفی برای انجام‌دادن ماتریس سوات وجود داره. در ادامه چند گام اساسی رو برای انجام‌دادن این روش بیان می‌کنیم:

۱. موضوعی رو که قصد دارید بررسی کنید،‌ به‌طور شفاف مشخص کنید

موضوع موردنظر خودتون رو که یکی از موارد داخل جدول می تونه باشه رو انتخاب می کنید و نسبت به اینکه چرا انتخاب کردید و در راستای چه هدفیه رو بخوبی شفاف می کنید. در حقیقت،‌ انجام‌دادن این کار به شما کمک می‌کنه تا بینش واضح‌تری در رابطه با موضوع داشته باشید و در نتیجه، ارزیابی کلی بهتری داشته باشید.

۲. چارچوب جدول SWOT را ترسیم کنید

برای نوشتن ماتریس SWOT، مربع بزرگی رو ایجاد کنید و اون رو به ۴ بخش مربعی کوچک‌تر تقسیم کنید. در مربع بالا و سمت راست، نقاط قوت و در مربع بالا و سمت چپ نقاط ضعف موضوع موردنظرتان، همچنین در مربع پایین و سمت راست، فرصت‌ها رو یادداشت می‌کنید و در مربع پایین و سمت چپ نیز تهدیدات موجود رو فهرست می کنید.

همچنین اگر موضوع موردنظرتون شخصیه می‌خواهید ماتریس سوات رو انجام بدید، در صورت تمایل می‌تونید چارچوب مربوط رو در دفترچه یادداشتی ترسیم یا اون رو در داکیومنت یا فایل اکسلی به‌صورت آنلاین ترسیم کنید. همچنین اگر ماتریس SWOT رو برای پیشبرد اهداف تیمی انجام می‌دید، ترسیم کار روی تخته سفید یا قراردادن اون در دسترس همه کارکنان می‌تونه ایده کمک‌کننده‌ای برای شرکت‌کردن همه آنان در جدول SWOT باشد؛ البته اگر فکر می‌کنید که ترسیم این چارچوب روی داکیومنت یا دفترچه یادداشت ساده‌تره، می‌تونید از این کار صرف‌نظر کنید.

3. برای کار روی هر بخش زمان بگذارید

برای کارکردن روی تمامی نقاط قوت و ضعف‌های داخلی و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای خارجی، باید به‌اندازه کافی به بررسی هر بخش زمان کافی رو اختصاص بدید. در نتیجه اگر انجام‌دادن این کار رو با تیم خودتون تمرین کنید، همه اعضای تیم می‌تونن در ارزیابی و بررسی حوزه‌ها شرکت کنند و در نهایت، به نتایج مفیدی دست پیدا می‌کنید؛ به‌عبارتی، انجام‌دادن این کار موجب می‌شه تا دیدگاه‌های مختلفی در اختیار شما قرار بگیره و در نتیجه می‌تونید به درک جامع‌تری در رابطه با ماتریس سوات موضوع موردنظرتون برسید.

4. نتیجه را ترسیم کنید و اقدامات اصلی را انجام دهید

بعد از تموم شدن ترسیم جدول ماتریس SWOT، وقت بذارید تا متوجه بشید که چطور اطلاعات ثبت‌شده می‌تونند در روند بررسی سما کمک‌کننده باشن. به‌عنوان مثال، اگر در حال ترسیم جدول SWOT در رابطه با یکی از متقاضیان شغلی شرکتتون هستید، بعد از تموم شدن کار، آیا اون فرد رو شخص مناسبی برای فرصت شغلی موردنظر خودتون می‌بینید؟ آیا ویژگی‌های مثبت او می‌تونه مهارت‌های موردنیاز کسب‌وکار شما رو برآورده کنه؟ آیا می‌تونه نقاط ضعف یا تهدیدات اون رو برطرف کنه؟

بعد از کامل‌کردن ماتریس SWOT، بازبینی اون بعد از گذشت مدت‌زمان مشخصی می‌تونه خیلی مفید باشه، چرا؟ چون به‌عنوان مثال، اگر جدول SWOT شما، در رابطه با موضوعی که در تلاش برای بهبود اونها هستید و دستیابی به ارتقاء شغلی هستید، نقاط ضعف خاصی رو نشون می ده، ممکنه بعد از کار روی حوزه‌های ضعفتون بتونید جدول سوات خودتون رو بازبینی کنید و به‌دنبال بهبود بقیه کمبودهای خودتون باشید. در واقع، انجام‌دادن این کار کمک می‌کنه تا درک بهتری از روند تغییر کار خودتون بعد از تلاش برای رسیدن به اهداف موردنظرتون داشته باشید.بعد از این که متوجه شدید ماتریس‌ SWOT چیه و چه اهمیتی داره در ادامه مطلب یک نمونه ماتریس‌ SWOT رو در دو محصول ایرانی و خارجی مثال میزنیم.

مثال هایی از کاربرد جدول سوات در شرکت ایرانی و خارجی

کاربرد جدول سوات در شرکت کاله

کاربرد جدول سوات در شرکت اپل

کلام آخر

به‌طور کلی در جواب به سوال ماتریس‌ SWOT چیه؟ باید بگم که روش SWOT می‌تونه برای ارزیابی موضوعاتی خاص مفید باشه؛ همچنین جدول SWOT کمک می‌کنه تا نسبت به موضوعات مدنظر خودتون درک بهتری به ‌دست بیارید یا اینکه در نتیجه بررسی جدولتون، به موارد عملیاتی مفیدی برسید؛ به‌عنوان مثال در روش SWOT، ممکنه در بخش نقاط ضعف مواردی رو ببینید که به‌راحتی بهبود پیدا می کنن در نتیجه، در راستای رفع این نقاط ضعف خودتون در ماتریس سوات اهداف شخصی یا تیمی‌ای رو در نظر می‌گیرید تا با رسیدن به اون ها ضعف‌های خودتون یا تیمتون رو برطرف کنید.